Monitoring poczty elektronicznej pracownika

Z uwagi na zlecanie pracownikom pracy zdalnej, pracodawcy zostali zmuszeni zaufać swoim podwładnym, że wykonują swoją pracę w domach. Kiedy pracownik wykonywał swoje obowiązki na miejscu, to pracodawcy łatwiej było skontrolować go czy pracuje oraz jak pracuje. W obecnej sytuacji może mieć z tym problem. Jedną z możliwości kontroli jest monitoring poczty elektronicznej pracownika, ale jest to kontrowersyjna metoda.

Do obowiązków pracodawcy należy zapewnienie pracownikom odpowiednich narzędzi pracy m.in. laptopa czy telefonu służbowego, na których są zainstalowane maile pracowników. Wyjaśnię dzisiaj na czym polega monitoring poczty elektronicznej.

Z dzisiejszego wpisu dowiecie się:

1. Co to jest monitoring poczty elektronicznej pracownika?
2. Kiedy można monitorować pocztę pracownika?
3. Jak inaczej kontrolować pracownika wykonującego pracę zdalną?
4. Czym jest monitoring wizyjny?
5. Co to jest tajemnica korespondencji?
6. Czy pracownik może używać służbowej poczty do prywatnych celów?

Czym jest monitoring wizyjny?

Zanim przejdziemy do głównego tematu, muszę Wam wyjaśnić czym jest monitoring wizyjny. Tak naprawdę niedawno napisałem artykuł dotyczący monitoringu wizyjnego z myślą, żeby go opublikować w tym tygodniu na blogu, jednak z uwagi na zaistniała sytuację uznałem za ważniejsze tematy związane z:

1. pracą zdalną,
2. teleporadą medyczną,
3. zagrożeniem zdrowia w pracy,
4. czy zawieszeniem działalności gospodarczej.

Monitoring wizyjny jest realizowany najczęściej za pomocą kamer. Zgodnie z kodeksem pracy pracodawca ma prawo kontrolować pracowników przy użyciu środków technicznych służących rejestracji obrazu. Za pomocą monitoringu wizyjnego przetwarzane są dane osobowe pracowników oraz innych osób znajdujących się w zakładzie pracy.

Warto wiedzieć, że zanim pojawiło się RODO, to monitoring wizyjny nie był uregulowany. Aby wprowadzić monitoring wizyjny w zakładzie pracy trzeba spełnić kilka przesłanek.

Podstawy wprowadzenia monitoringu wizyjnego

Przesłanki do wprowadzenia monitoringu wizyjnego znajdują się w art. 22² §1 kodeksu pracy:

Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring).

Monitoring wizyjny legalnie można wprowadzić jeżeli:

1. jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników,
2. ochrony mienia,
3. kontroli produkcji,
4. lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Pamiętajmy, że przesłanki nie muszą wystąpić łącznie. Istotne jest również to, że monitoring musi być jawny. Pracownik powinien wiedzieć, że w zakładzie pracy jest kontrola tego rodzaju.

Co to jest monitoring poczty elektronicznej pracownika?

Monitoring poczty elektronicznej pracownika jest kontrowersyjną formą kontroli pracownika. Mamy tutaj do czynienia także z tajemnicą korespondencji.

Według mnie, jest to dobre rozwiązanie, ponieważ pracodawca ma prawo wiedzieć jak pracownik wypełnia swoje obowiązki pracownicze, a także z kim się komunikuje w imieniu pracodawcy.

Warto zauważyć, że pracodawca nie ma prawa podsłuchiwania (kontrolowania) rozmów służbowych pracownika, które przeprowadzane są przy użyciu telefonu służbowego. Mnie osobiście dziwi takie rozwiązanie, ponieważ skoro pracodawca ma prawo kontrolować służbowego maila, to dlaczego nie służbowe rozmowy?

Monitoring poczty elektronicznej pracownika – podstawy prawne

Monitoring poczty elektronicznej pracownika został uregulowany w art. 22³ § 1 k.p.:

Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika (monitoring poczty elektronicznej).

Według tego przepisu, pracodawca może wprowadzić monitoring poczty elektronicznej pracownika jeżeli jest niezbędne do:

1. zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy
2. oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.

Obie te przesłanki muszą być spełnione łącznie, a nie tylko jedna. Może dojść do sytuacji, w której pracownik wykorzystuje niewłaściwie pocztę elektroniczną, ale podczas przerwy w pracy, do której ma prawo. W takiej sytuacji nie mamy spełnionych obu przesłanek.

W obecnej sytuacji, pracodawca musi jakoś kontrolować pracowników, a kontrola skrzynki malowej jest jedną z niewielu możliwości jakie ma. W ten sposób jest w stanie zmotywować pracownika do pracy.

Niestety, nie każdy pracownik potrafi pracować zdalnie w domu. Może poczuć się „zbyt swobodnie” i nie wykonywać należycie sowich obowiązków, a przecież nie o to chodzi. Dodatkowym problemem są zamknięte szkoły i to, że w domu są dzieci pracowników. Dzieci nie potrafią zrozumieć, że obecność rodzica w domu to nie oznaka weekendu i spędzania wspólnie czasu. Myślę, że pracodawca powinien również o tym pamiętać 😉

Zasada proporcjonalności

Istotna jest również zasada proporcjonalności (podobnie w monitoringu wizyjnym). Spełnienie powyższych przesłanek nie powoduje automatycznie, że pracodawca ma prawo od razu wprowadzić monitoring poczty elektronicznej pracownika.

W tym przypadku mamy do czynienia z zasadą proporcjonalności i pracodawca musi wykazać, że w żaden inny sposób nie będzie mógł osiągnąć swojego celu. Dlatego tak ważne jest, czy inne sposoby kontroli pracownika nie przyniosą pożądanego skutku.

Inne sposoby kontroli pracowników

Monitorowanie maila służbowego przez pracodawcę nie jest jedynym rozwiązaniem, z którego może skorzystać.

Pracodawca może także zobowiązać pracownika do:

1. składania całodobowych raportów,
2. przesyłania materiałów wykonanych przez siebie,
3. sprawdzać jakie pisma sporządził pracownik,
4. przeprowadzać wideokonferencje z pracownikami.

Tak naprawdę sposób kontroli pracy pracownika zależy od obowiązków jakie ma pracownik i specyfiki pracy. Co innego jeżeli pracownik ma tworzyć pisma, do których pracodawca może mieć podgląd w specjalnych programach, a co innego jeżeli pracownik odpowiada za marketing i umieszczanie materiałów w social mediach.

Tajemnica korespondencji

Monitoring poczty elektronicznej pracownika nie może naruszyć tajemnicy korespondencji, a także innych dóbr osobistych pracownika. Teoretycznie poczta służbowa ma służyć pracownikowi do wykonywania obowiązków zawodowych, a nie do celów prywatnych.

Może się jednak okazać, że pracownik wysyła za pośrednictwem poczty służbowej wysyła prywatne maile. Jeżeli pracodawca natknie się na taki mail, to nie ma prawa go przeczytać i wyciągać z niego konsekwencji wobec pracownika.

Współpracownicy często się ze sobą komunikują za pośrednictwem maili i nie tylko w sprawach służbowych. Nawiązują różnego rodzaju relacje i wymieniają ze sobą różne spostrzeżenia, także o charakterze prywatnym. Czasem łatwiej jest im użyć do tego poczty służbowej, niż prywatnej. Mimo tego pracodawca nie powinien takiej aktywności sprawdzać.

Warto pomyśleć, aby wprowadzić zakaz używania poczty służbowej do celów prywatnych. Może to poskutkuje i pracownicy będą używali innych kanałów komunikacji. Wydaje się jednak, że pracownik w dzisiejszych czasach powinien być na tyle świadomy i ostrożny, i wiedzieć, że poczty służbowej nie używa się do prywatnych celów.

Monitoring poczty elektronicznej pracownika a jawność

Tak samo jak o monitoringu wizyjnym, pracownik musi zostać poinformowany o monitoringu poczty elektronicznej. Wszystko musi być jawne.

O wprowadzeniu tego typu kontroli, musi powiadomić pracowników dwa tygodnie przed uruchomieniem kontroli, a nowo zatrudnionego pracownika przed dopuszczeniem do pracy.

I tu powstaje problem. Co w sytuacji kiedy pracodawca nagle musi wysłać pracowników do domu, żeby pracowali zdalnie, a w regulaminie nie było mowy o kontroli służbowych maili?

Cóż, według mnie, powinien zastosować inne sposoby kontroli, a jednocześnie poinformować o wprowadzeniu kontroli służbowych maili za dwa tygodnie.

Monitoring poczty elektronicznej pracownika powinien być w jakiś sposób oznaczony. Nie ma większego problemu z oznaczeniem monitoringu wizyjnego, ale jak to rozwiązać z mailem? Wydaje się, że w skrzynkach służbowych powinna być widoczna taka informacja.

Pracodawca powinien wpisać cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie. Gdyby jednak nie był objęty układem zbiorowym pracy lub zobowiązany do wprowadzenia regulaminu, to powinien wydać specjalne obwieszczenie i przesłać je do pracowników.

Podsumowanie

Wielu pracodawców nie może się przestawić na system pracy zdalnej, dlatego zaufanie pracownikom, że będą należycie wykonywać swoje obowiązku może być dla nich ciężkie.

Będą szukali różnych form ich kontroli i sprawdzania efektywności pracy, a jedną z ich daje im kodeks pracy w postaci monitoringu poczty elektronicznej pracownika.

Jeżeli jesteście pracodawcami pamiętajcie, że:

1. Wprowadzić monitoring poczty elektronicznej pracownika możne gdy spełnione są łącznie dwie przesłanki:
   a) jest do niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy
   b) oraz jest to niezbędne do właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.
2. Ten rodzaj kontroli można wprowadzić, jeżeli innymi sposobami nie da się osiągnąć celów.
3. Inne sposoby kontrolowania pracowników to:
   a) składanie całodobowych raportów,
   b) przesyłanie materiałów wykonanych przez pracowników,
   c) sprawdzanie jakie pisma sporządził pracownik,
   d) przeprowadzanie wideokonferencje z pracownikami.
4. Pracodawca nie może czytać prywatnych maili pracowników, nawet jeżeli są wysyłane ze służbowej poczty.
5. Należy poinformować pracownika o wprowadzeniu monitoringu poczty elektronicznej dwa tygodnie przed jego wprowadzeniem.